EMILiA

EMILiA: KI-gestützte Software für die Archivierung von E-Mails

Bislang existiert noch keine funktionstüchtige Gesamtlösung für die Archivierung historisch oder juristisch bedeutsamer E-Mail-Konten, die alle relevanten archivfachlichen Standards berücksichtigt. Aufgrund von Spam, Rundmails und der Niedrigschwelligkeit elektronischer Kommunikation enthalten E-Mail-Accounts häufig riesige Datenmengen, die eine händische Bewertung, Erschließung und Auswertung undenkbar machen.

Aus diesem Grund entwickeln wir im Rahmen des EMILiA-Projekts eine teilautomatisierte Software, die Archive und vergleichbare Gedächtnisinstitutionen bei der Übernahme, Bewertung, Erschließung und Bereitstellung von E-Mails unterstützt. Hierbei arbeiten wir eng mit dem Archiv der Max-Planck-Gesellschaft und der AG Zuverlässige Systeme der Freien Universität Berlin zusammen. Aktuell wird das Projekt durch das Förderprogramm „ProValid“ der Investitionsbank Berlin finanziert.

Um weitere Informationen zum Projektfortschritt zu erhalten, können Sie unseren Newsletter abonnieren. Außerdem bieten wir in regelmäßigen Abständen Webinare an, bei denen wir über aktuelle Fortschritte berichten und Feedback aus der Fachcommunity einholen.

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Funktionen

Übernahme

Intuitives Abgabetool
Formaterkennung
Virenscan
Authentizität
Integrität
SIP-Erstellung

Bewertung

Bewertungsdashboard mit Statistiken
Dublettenerkennung
Spamfilterung
Such- und Filterfunktionen

Erschließung

Personenerkennung
Themenerkennung
Ortserkennung
Klarnamenextraktion
Rekonstruktion von Threads

Export in digitales Langzeitarchiv

Schnittstelle für den reibungslosen Export in ein digitales Langzeitarchiv

Datenschutz

Identifikation und optionale Anonymisierung personenbezogener Daten

Nutzung

Recherchedatenbank
DIP-Erstellung
Such- und Filterfunktionen

Projektfortschritt

Meilenstein 1

Projektstart

Dank des Förderprogramms „ProValid“ konnten die notwendigen Mittel für die Umsetzung der Projektidee akquiriert werden.

Meilenstein 2

Konzeptphase

Bis auf kleinere Detailfragen ist das Grundkonzept abgeschlossen. Grundlage für den Aufbau des Systems ist das OAIS-Referenzmodell für die digitale Langzeitarchivierung. Die Software wird sich aus den Modulen „Übernahme“, „Bewertung & Erschließung“ und „Nutzung“ zusammensetzen. Die langfristige Speicherung erfolgt außerhalb des Systems.

Meilenstein 3

Entwicklung

Aktuell beschäftigen wir uns mit der praktischen Umsetzung des Konzepts. Das Modul für die Übernahme und technische Aufbereitung von E-Mails funktioniert bereits. Außerdem ist unsere Software dazu in der Lage, bestimmte personenbezogene Daten zu erkennen und bei Bedarf zu anonymisieren. Darüber hinaus existiert ein Programm für die Darstellung, statistische Auswertung und Visualisierung übernommener Postfächer. Weiterhin können Dubletten, Spam und Mailinglisten identifiziert und für eine Kassation vorgeschlagen werden. Aktuell liegt unser Fokus auf der Verknüpfung des Front- und Backends. Im Anschluss sollen weitere Verfahren
für die inhaltliche Erschließung und die explorative Datenerkundung evaluiert und implementiert werden.

Meilenstein 4